Gör ditt arbete mer hållbart med hjälp av IT

Inledning

Möjligheterna med IT är otroligt många och varierande då det gäller att skapa ett mer resurseffektivt samhälle. Utvecklingen går också extremt snabbt och mycket sker utan att vi egentligen tänker på det. Faktum är att vi alla redan arbetar med hållbar IT på ett eller annat sätt. Tänk bara på hur en smartphone i dag kan rymma det som vi tidigare behövde en rad olika produkter för, som en mobiltelefon, en dator, en klocka, en kamera, en filmkamera, en musikspelare, en inspelningsapparat, en kalender, en miniräknare, en buss- eller tågtidtabell, en karta eller en tidning.

Utvecklingen har drivits fram av olika anledningar, men det positiva är att mycket av det som händer nu för med sig nya möjligheter då det gäller att minska miljöpåverkan inom en rad områden.

Distansarbete och resfria möten

Detta är två av de vanligaste exemplen som brukar lyftas fram då det gäller hållbar IT.

Distansarbete är inget nytt, men det har blivit lättare och vanligare i takt med att IT-tekniken har förbättrats och gjorts mer tillgänglig. För många personer är det i dag inga problem att från hemmet eller från annan plats ansluta till internet och sedan koppla upp sig mot företagets eller organisationens nätverk.

Den främsta fördelen med detta, sett ur miljö-, energi-, och klimat-synpunkt, är det resande som kan undvikas. Distansarbete kan dessutom resultera i betydande ekonomiska vinster. Företag och organisationer kan spara pengar på minskat behov av kontorsyta och resekostnader, och det finns också studier som visar att distansarbetare jobbar mer effektivt, har lägre sjukfrånvaro och mindre personalomsättning.

Resfria möten är inte heller någon nyhet. Exempelvis universitet och högskolor har under många år hållit öppna webbinarier och webbsändningar där alla som vill och kan får delta. Men i takt med att tekniken förbättrats och förenklats, vilket bland annat skedde med introduktionen av Skype, är det nu vanligare att också företag, organisationer och myndigheter satsar på detta.
För några år sedan tog Trafikverket fram en kortare rapport, Resfria möten – en handledning, som följdes upp med rapporten Bäst i världen på resfri samverkan!?. Här förklaras att det finns en rad fördelar med att, i vissa situationer, ha möten på distans i realtid med teknikens hjälp, såsom telefon, video och webb.

Trafikverket har främst tittat på hur myndigheterna kan jobba med resfria möten, men även företag och organisationer kan ha nytta av vad de skriver:

  • Tjänsteresor står för en stor del av en myndighets miljöbelastning. En större del resfria möten är därför också ett effektivt sätt att minska verksamhetens miljöpåverkan.
  • Den största ekonomiska vinsten av resfria möten är ofta effektivisering av verksamheten, även om den direkta besparingen i minskade kostnader för resor också kan vara betydande. Med resfria möten blir också viktiga medarbetare tillgängliga i verksamheten i stället för att vara på resande fot.
  • För individen kan den sparade tiden innebära minskad stress, både på arbetsplatsen och i privatlivet. Många som inte provat resfria möten oroar sig för den uteblivna sociala kontakten mellan mötesdeltagare och för att resfria möten helt ska ersätta fysiska möten. I kontrast till detta berättar användare ofta i stället om förbättrade möjligheter att kombinera arbete med familj och fritid, eftersom man har färre tidskrävande och tröttande resor.
  • Det finns fler händelser som kan påverka möjligheten att resa, som naturkatastrofer (exempelvis askmoln), krig och politiska oroshärdar eller oljebrist och höjda bränslepriser. Organisationer som satsar på resfria möten minskar sin sårbarhet vid mer eller mindre oförutsedda händelser.

Trafikverket förklarar vidare att om en satsning på resfria möten ska bli framgångsrik så handlar det både om möteskultur och tekniska lösningar. Det är alltså avgörande att exempelvis ledningen både är förebild och driver på i arbetet, samtidigt som utrustning måste vara både bra och enkel att använda. Händer detta så ökar chanserna för att tekniken kommer användas och därmed också kommer betala sig snabbt, sett till kostnaderna.

Ersätta produkter

IT kan hjälpa till att ersätta produkter, vilket kan ge positiva effekter eftersom nyproduktion och avfallshantering därigenom undviks.

Ett av de kanske tydligaste exemplen är telefonkatalogerna som i Sverige trycktes i miljontals exemplar varje år och som slukade enorma mängder papper. Dessa kataloger görs inte längre, och nu finns i princip all denna information på nätet.

Ett annat exempel är försäljningen av CD-skivor och musikspelare som har minskat kraftigt i takt med att digitala musiktjänster som exempelvis Spotify blivit populära. Samma sak med DVD-filmer som nu i allt större utsträckning ersätts med så kallad video on demand från till exempel Netflix eller HBO, eller genom direkt nedladdning från nätet.

Det finns förstås mängder av andra varianter där produkter kunnat ersättas på grund av möjligheterna som öppnats upp genom IT. Många företag erbjuder exempelvis e-fakturor, vilket innebär att användningen av både papper, kuvert, och transporter kan undvikas. På samma sätt gör den digitala dokumenthanteringen att många andra dokument, allt från skattedeklarationen, blanketter och rapporter till kartor, buss- och tågtidtabeller inte behöver skrivas ut. Många tidningar erbjuder också olika prenumerationer där man kan få tidningen digitalt som en pdf, vilket ytterligare kan dra ner pappersanvändningen. Samma sak med e-böcker.

Även antalet prylar kan minskas. I takt med att mobiltelefoner, surfplattor och laptops blivit bättre är det allt fler som helt slutat använda stationära telefoner och datorer. Många ser inte heller längre något behov av att ha en tv, stereo eller kamera, för att inte tala om klockan på armen.

En sak som förstås kan vara mer problematisk i det här sammanhanget är att också människor i allt högre grad kommer kunna ersättas genom datorisering. Vad det innebär miljömässigt, socialt och ekonomiskt är svårt att veta, men att det kommer hända står klart. En rapport som kom häromåret från Stiftelsen för strategisk forskning visade att 53 procent av dagens anställda i Sverige beräknas kunna ersättas av digital teknik under de kommande två decennierna. Ett exempel som nämns i rapporten är chaufförer, en yrkeskategori som för bara några år sedan sågs som omöjlig att ersätta på grund av komplexiteten i själva arbetet, men där vi i dag hör allt mer om framstegen som sker med självkörande bilar.

E-handel

I dag handlar vi allt mer på nätet, och det är tack vare digitaliseringen som vi enkelt kan göra inköp på distans och välja varor från i stort sett hela världen.

Sett ur resurs- och miljöperspektiv kan e-handel vara både positivt och negativt.

Genom e-handel kan konsumenten spara både tid och pengar, och dessutom hitta fler produkter än vad som annars finns tillgängliga i ens närhet, exempelvis mer hållbara sådana. Eftersom konsumenten kan handla utan att resa kan också minskade utsläpp bli resultatet.

Mer problematiskt är det däremot om e-handeln leder till att det totalt sett blir fler och längre transporter. Ett ytterligare problem, som dessutom gäller för flera områden i den här guiden, är det som kallas rekyleffekten. Med det menas att effektivare användning av något kan göra att man sparar pengar, men om pengarna som frigörs läggs på andra produkter som i sin tur bidrar till miljöförstörande verksamhet så är inte mycket vunnet. Därför är det alltid viktigt att ha som mål att alla resurser används på ett så hållbart sätt som möjligt, oavsett om det handlar om IT eller om något annat.

Dela på resurser

Delningsekonomi är ett annat område som kan innebära stora miljöfördelar. Ett av de vanligaste exemplen i dagens samhälle är att människor i lägenhetshus delar på tvättmaskiner och torktumlare, vilket gör att dessa resurser kan utnyttjas mer effektivt och till ett lägre pris.

Att dela på saker har gjorts i alla tider. Men med IT har det skett något av en revolution inom delningsekonomins område tack vare internets kommunikations- och matchningsmöjligheter.

Antalet webbaserade plattformar som erbjuder tjänster inom detta område ökar nu också snabbt, där ett av de kändaste företagen är Airbnb som kopplar samman människor som vill upplåta sängplatser eller bostäder med människor som eftersöker detsamma.
Skatteverket definierar delningsekonomi som ”de transaktioner där underutnyttjade tillgångar säljs, hyrs ut, byts, samägs eller samnyttjas, huvudsakligen via en digital marknadsplats som inbegriper en tillhandahållare, utförare och en konsument”.

I Sverige handlar delningsekonomin i dag ofta om transporter, i form av exempelvis samåkningstjänster, bil- eller cykelpooler samt taxitjänster. Ett annat stort område är uthyrning av rum och bostäder. Även uthyrning av kontorslokaler som inte används har blivit populärt.

De flesta bedömare menar att delningsekonomin kommer fortsätta växa snabbt framöver. Exakt vad som kommer delas återstår att se, det kan vara allt från kläder och mat till trädgårdsverktyg, och kontorsmöbler, samt förstås också IT-prylar.

Effektivt utnyttja energi i lokaler och fastigheter.

Ett annat område där IT-tekniken blir allt viktigare har med energianvändning i lokaler och fastigheter att göra. Här sker ofta ett stort slöseri, där lampor står på i rum som ingen använder och där luften värms upp eller kyls ned och sedan ventileras ut trots att ingen är där.

Övervaknings- och styrsystem som är IT-baserade kan reglera detta, vilket i sin tur gör att energianvändningen kan minska.
Ett vanligt exempel på många kontor är närvaro- eller behovsstyrning för att reglera belysning och ventilation, beroende på om någon vistas i den aktuella lokalen eller inte.

Ett annat exempel är att det i dag är lätt att köpa strömbrytare som går att fjärrstyra, där en smartphone alltså kan fungera lite som en fjärrkontroll till värmepumpen, eluttaget eller belysningen. Många elbolag erbjuder dessutom appar som möjliggör att man samtidigt i realtid kan se hur mycket el som apparaterna drar i både kilowatt och kronor.

Visualisering av el- och energiförbrukningen genom smarta mätare kan också vara ett bra sätt att dels skapa förståelse för hur mycket el och energi som används vid olika tidpunkter, men dels också vara en morot för att minska på användningen.