E-post med kvalitet och finess

Trots att e-posten har mer än 40 år på nacken verkar användningen inte mattas av, snarare pekar mycket på att användningen kommer att öka framöver. Som en del av vårt arbete med att utveckla internet presenterar vi därför en ny rapport – Elektronisk post med kvalitet och finess. Den innehåller både resultat från en ny enkätundersökning och en beskrivning av e-postens historia samt tips till dig som vill ta fram riktlinjer kring e-posthanteringen i din egen verksamhet.

Trots SMS, direktmeddelanden, Facebook, Twitter och många andra kommunikationsformer som gör det möjligt att skicka meddelanden från en användare till en annan är det inget som har lyckats konkurrera ut elektronisk post, eller e-post. Ändå har e-posten mer eller mindre dödförklarats ett antal gånger, men dessa påståenden har gång efter annan kommit på skam och visat sig vara både överdrivna eller dåligt underbyggda. Varför överlever e-posten då? Förmodligen för att den saknar motstycke. Sättet på vilket vi använder e-post har bestått i huvudsak oförändrat i mer än 40 år.

Enkätundersökning bland verksamheter med samhällsviktiga funktioner

För rapporten har vi genom marknadsundersökningsföretaget Mistat gjort en enkätundersökning bland verksamheter som har viktiga funktioner i samhället för att ta reda på mer om hur de hanterar sin e-post och se var det kan finnas brister. I svaren kan en ledtråd till e-postens popularitet skönjas. Nio av tio uppger att de sällan eller aldrig har problem med att e-post som skickas inte når mottagaren eller vice versa.

Det fungerar helt enkelt.

A trip down memory lane

Själv har jag varit en flitig användare sedan jag för första gången kom i kontakt med möjligheten att kommunicera med andra via en dator. Då , i början av 80-talet när jag pluggade på Stockholms universitet, hade vi inte e-post i ordets rätta bemärkelse. Vi använde oss av KOM. Det fanns flera parallella KOM-system, Aida-KOM, Aurora-KOM, Athena-KOM, Freja-KOM, QZ-KOM. Jag och min studiekamrat Anna lyckades tjata oss till konton på flera stora universitet, bara för att vi tyckte att det var så kul att kommunicera! Vi kunde inte bara diskutera med varandra i grupper och utbyta erfarenheter långt innan internet nådde Sverige, det gick också att skicka direktmeddelanden. Kanske man snarare kan likna KOM med ett BBS-system.

När jag efter några år som universitetsanställd 1987 började min första anställning, hamnade jag närmast i chock över det faktum att det – i alla fall enligt min uppfattning – inte fanns något sätt att kommunicera vettigt. Några stora företag och myndigheter hade åtminstone Memo. Då, 1986, var SAS meddelandesystem Infomail installerat på en IBM-dator i Köpenhamn och tillgängligt via cirka 15 000 terminaler världen över. Svenska Finans använde Memo på cirka 400 terminaler. Men där jag var fanns ingenting.

Statskontoret disponerade man ett antal terminaler och persondatorer. Däremot saknades egen central dator. Efter en hel del tjatande skaffade vi ett modem, en uppringd förbindelse och koppling till Stockholms Datorcentral och QZ-KOM – från en enda terminal, som stod i ett separat rum. Omkring 70 av Statskontorets 265 anställda hade ett konto på KOM. Kort därefter anskaffades fyra så kallade basdatorer som servade cirka 80 terminaler och ett kontorsinformationssystem installerades som bland annat innehöll meddelandehantering. 25 procent av Statskontorets anställda hade en terminal på arbetsrummet.

Namnet Memo får säkert många IT-seniorer att le igenkännande och nostalgiskt minnas den tid som flytt. Systemet utvecklades av Volvo och hade sin storhetstid på 1970- och 1980-talet. Det konstruerades ursprungligen för IBM:s stordatormiljö för att användare skulle kunna skicka små meddelanden till varandras dataterminaler. Värt att notera är att IKEA bytte ut Memo så sent som 2010! Alla dåvarande system var leverantörsspecifika och kunde inte prata med varandra. Så småningom dök det dock upp olika typer av bryggor som kunde konvertera e-post från ett system så att de kunde tas emot och tolkas i ett annat. Slutligen tog dock det standardiserade sätt på vilket internetvärlden hanterar e-post över fullständigt.

Få företag och myndigheter har e-postansvarig

En detalj som vi noterade under arbetet med den nya rapporten, och som är särskilt intressant med tanke på e-postens stora betydelse, är att det är relativt svårt att spåra vem – om ens någon – som har ett utpekat ansvar för e-post i verksamheten. Detta trots att det är vårt viktigaste kommunikationssätt på jobbet. För en så viktig funktion borde det i varje verksamhet finnas någon som har ansvaret för att det fungerar som förväntat och som ställer relevanta krav på tillgänglighet, riktighet, spårbarhet och sekretess. Det är trots allt en hel del känslig information som färdas den vägen!

Tips när du ska ta fram riktlinjer för e-post

Som säkerhetschef vill jag också slå ett slag för att alla företag och organisationer tar fram riktlinjer som reglerar medarbetares rätt att använda (bland annat) e-post. Den som redan har sådana riktlinjer täcker för det mesta in att och under vilka omständigheter som arbetsgivaren kan ta del av innehållet i medarbetarens e-postmeddelanden, däremot är det inte lika vanligt att reglera själva användningen av e-post för privat bruk.

Avsaknaden av sådana regler eller riktlinjer från arbetsgivarens sida kan tolkas som att arbetsgivaren i viss omfattning ändå godtar privat användning. Det finns ett utförligt resonemang kring dessa och likande frågor i en uppsats med titeln Privat e-post på arbetet, skriven av Sören Öman och utgiven 2005.

Det är viktigt att man är överens om vilka begränsningar som finns, vad som är tillåtet och vad som inte är tillåtet. I rapporten listar jag därför exempel på vad som bör ingå i sådana riktlinjer.

Trevlig läsning – mejla mig gärna om ni har frågor eller synpunkter!

Etiketter: , , , , , , , ,
Fyll gärna i vår enkät.

Om bloggaren

Anne-Marie Eklund Löwinder Säkerhetschef, IIS Rankad som en av Sveriges främsta IT-säkerhetsexperter. En av få utvalda i världen att delta i nyckelgenereringen för DNSSEC i rotzonen för internet. Ledamot i ett flertal styrelser och remissvarare på statens offentliga utredningar om internet och säkerhet.

Lämna en kommentar

Svara på en kommentar

Obligatoriskt

Obligatoriskt

Frivilligt

Kommentarer

  • carl 15 januari 2013, kl 11.28

    Jag är högst tveksam till att e-post-användningen verkar öka och inte mattas av och att det snarare pekar mycket på att användningen kommer att öka framöver. Historien har visat att de flesta post-typer mattas av efter en längre tid. Jag tror det kommer komma kvantpost snart. Ta till exempel flaskpost – det ökade en period i takt med att flaskor kom och avtog sedan kraftigt när man märkte att posten inte kom fram lika effektivt som t ex vanlig post.

    Svara